وب‌سایت رسمی دکتر حسنعلی محمودی

استراتژی فروش،مسئله ای مهم برای تمام افراد شاغل در حوزه فروش است که چارچوب و مراحلی را که باید برای افزایش فروش و سوددهی شرکت رعایت شود، روشن می کند. استراتژی فروش، تقریبا برای تمام مدیران فروش، مشاوران فروش، رهبران فروش و افراد مشغول در حوزه فروش در هر بازار، اولویت اول به شمار می رود.

بخش مهمی از بازاریابی و فروش، متشکل از روش ها و نکته هایی است که معمولا افراد موفق به شما نخواهند گفت. با داشتن استراتژی فروش مختص به خودتان، می توانید مسیر و شیوه ی عملکردی خود را تعیین کنید و به تمام فعالیت های مرتبط با فروش، جهت بدهید.

 

 

دیجیتال مارکتینگ (Digital Marketing) به مجموعه فعالیت هایی که جهت تبلیغ محصولات و خدمات با استفاده از ابزارهای دیجیتالی صورت می گیرد گفته می شود. در واقع دیجیتال مارکتینگ خیلی گسترده تر از دیگر روش های بازاریابی در کسب و کارهای سنتی است.

بازاریابی دیجیتال یعنی استفاده از ابزارهای موجود در اینترنت و دنیای دیجیتال برای بازاریابی خدمات و محصولات. در واقع در این روش بازاریابی بیشتر وابسه به رسانه های دیجیتالی مثل شبکه های اجتماعی هستیم. استفاده از شبکه های اجتماعی به نوعی به بازاریابی دیجیتالی ما کمک می کنند. حال فرقی نمی کند بازاریابی ما در شبکه های اجتماعی به صورت رایگان یا شامل هزینه باشد.

استفاده از هر نوع رسانه ای که مربوط به کسب و کارهای دیجیتال است می تواند به بازاریابی دیجیتال ما کمک کند. مثلا با استفاده از بهینه سازی سایتمان برای موتورهای جست و جو می توانیم از طریق موتورهای جست و جو و به ویژه گوگل مشتریان زیادی را با محصولات و خدمات خود آشنا کنیم.

در دیجیتال مارکتینگ سعی می شود از طریق ابزارهایی مثل وب سایت، ایمیل، شبکه های اجتماعی رفتار کاربران و مخاطبان تحلیل شود تا بعد از بررسی های انجام شده بتوان بیشترین بازدهی را از بازاریابی بر روی این افراد کسب کرد. در حقیقت در دیجیتال مارکتینگ هدف اصلی ما فروش است البته فروش بیشتر با داشتن مخاطبان هدف گسترده تر. شاید در بازاریابی سنتی هیچگاه نتوانید به طیف گسترده ای از مخاطبین دست یابید.

گروه مشاوران کسب و کار مهرگان

(مرجع تخصصی مشاوره و آموزش دیجیتال مارکتینگ، کارآفرینی٬ کسب و کار٬ بازاریابی٬ فروش٬ تبلیغات٬ برندینگ و مذاکره)

موسس و مدیرعامل:دکتر حسنعلی محمودی

گروه مشاوران کسب و کار مهرگان٬ با سال ها تجربه در ارائه خدمات مشاوره٬ برنامه ریزی٬ طراحی٬ برگزاری و اجرای همایش٬ کنفرانس٬ سمینار٬ اجلاس٬ وبینار، کنگره٬ جشنواره٬ سمپوزیوم٬ رویداد٬ نمایشگاه و کارگاه های تخصصی علمی٬ آموزشی٬ فرهنگی٬ هنری و کاربردی در تهران به طور رسمی فعالیت خود را شروع کرد.

رسالت این مجموعه٬ ارائه خدمات مشاوره و آموزش دیجیتال مارکتینگ، کارآفرینی٬ کسب و کار٬ بازاریابی٬ فروش٬ تبلیغات٬ برندینگ و مذاکره به شرکت های تولیدی٬ صنعتی و خدماتی کشور است.

ماموریت اصلی گروه مشاوران کسب و کار مهرگان٬ بررسی مشکلات و چالش های موجود در فضای کسب و کار و راهکارهای آن٬ ارتقاء سطح آموزش مفاهیم علمی٬ تخصصی و آکادمیک بازاریابی و فروش به مدیران ارشد شرکت ها و سازمان های خصوصی و دولتی است.

 

در همین راستا٬ خدمات گروه مشاوران کسب و کار مهرگان شامل برگزاری دوره های آموزشی بازاریابی و فروش٬ تهیه ٬ تولید و انتشار کتاب صوتی و الکترونیکی٬ مشاوره و آموزش کارآفرینی و کسب و کار و همچنین برگزاری دوره های MBA و DBA می باشد.

در پایان هر دوره آموزشی و کاربردی، به شرکت کنندگان و فراگیران، گواهینامه های بین المللی دارای رجیستریشن(کد قابل رهگیری) ارائه خواهد شد.

جهان وارد مرحله ی اقتصادی جدیدی شده است.چند سالی است که رکود اقتصادی دنیا را فرا گرفته و مدت زیادی است که اثرات آن در اقتصاد کشور ما نیز تاثیر گذاشته و باعث تغییرات ناگهانی و نابسامانی در وضعیت اقتصادی شده است. برخی شرکت ها٬ با اطمینان از بهبود شرایط٬ به دنبال فرصت ها و سرمایه گذاری های جدید هستند. اما حتی زمانی که اقتصاد به وضعیت به هنجارش در گذشته بازگردد٬ تمام صنایع٬ بازارها یا شرکت ها نمی‌توانند به وضعیت قبلی بازگردند. در این شرایط٬ رقابت٬ مداوم و بیش از حد بی رحمانه خواهد بود. در این اوضاع و احوال چه باید کرد؟؟؟

 

 

موفقیت شرکت های بزرگ در اغلب مواقع به توان بازاریابی آنها بستگی دارد. بازاریابی٬ کار مشکلی است و برای بسیاری از شرکت هایی که موفق بوده اند نقش پاشنه ی آشیل را داشته است.

 برای اینکه بازاریاب باشید٬ باید بدانید که بازاریابی چیست٬ چگونه عمل می کند٬ چه چیزی بازاریابی می شود و چه کسی بازاریابی می کند!

استخدام نیرو مثل فرآیند فروش یک مرحله فیلترینگ دارد که مراحل گذر از آن به ترتیب از اولین تماس داوطلبان استخدام شروع شده و به سمت جذب نیرو و فرآیند ارزشیابی حرکت کرده و در نهایت به استخدام فرد شایسته می‌انجامد. گام‌های مهم این فیلترینگ که در واقع مثل یک قیف است، به‌‌صورت خلاصه در شکل زیر نشان داده شده است و درست مثل فروش که فرآیند پیچیده‌ای است، مراحل هم بیشتر می‌شود. هنگامی که در فرآیند استخدام، تقاضا برای افراد با استعداد بیش از عرضه باشد، همه مراحل مذکور در این قیف مورد نیاز خواهند بود و زمانی که عرضه افراد با استعداد بیش از تقاضا برای استخدام است، مسیر میان‌بر نشان‌داده شده در سمت چپ این شکل می‌تواند اتفاق بیفتد. مشکل اغلب شرکت‌ها این است که حتی در شرایط کمبود، از یک فرآیند مازاد استفاده می‌کنند. تمام مراحل جذب و استخدام نیرو برای اغلب شرکت‌ها، بسیار تعاملی است. این فرآیند با عبور دادن افراد از فیلترهایی بر اساس مهارت و تجربه آنها شروع می‌شود، افراد ضعیف کنار گذاشته می‌شوند، برای به حداقل رساندن اشتباهات مصاحبه صورت می‌گیرد و حتی قبل از اینکه داوطلبان با شغل خود آشنا شوند، توافق‌های اولیه‌ای‌ در مورد دستمزد صورت می‌گیرد. اگر تعداد داوطلبان درجه یک بیش از حد نیاز باشد، این فرآیند کاربرد خواهد داشت؛ اگرچه ممکن است اهانت‌آمیز باشد. اما اگر تعداد داوطلبان زیاد نباشد، نتیجه عکس خواهد داشت و شرکت‌ها سختگیری را کنار گذاشته و روند همیشگی استخدام را دنبال خواهند کرد. مسوولان گزینش در شرایط کمبود نیروی بااستعداد، نیاز دارند داوطلبان را طوری متقاعد کنند که بهترین گزینه به آنها پیشنهاد شده است. این فرآیند با ذکر دو مرحله اضافی با عنوان گرفتن راهنمایی و مشاوره‌های مناسب و تبدیل این افراد به یک مشتری بالقوه در بالای قیف نشان داده شده است. یک مشتری بالقوه کسی است که کاملا واجد شرایط استخدام است، اما پیش از آنکه با تبدیل شدن او به‌عنوان داوطلب رسمی موافقت شود، به اطلاعات بیشتری نیاز است. این مراحل اضافی با اکثر فرآیندهای پیچیده فروش که شامل زمان صرف کردن برای آشکارسازی نیازهای خریدار و ارائه یک راه‌حل خاص به مشتری است، قابل قیاس هستند. در صورت انجام صحیح این فرآیند، این دستورالعمل می‌تواند کیفیت فرآیند استخدام افراد بااستعداد را بالا ببرد. در اینجا چگونگی انجام آن شرح داده شده است:

1) بین شغل‌ها تمایز قائل شوید

یک شغل فهرستی از مهارت‌ها، تجربه‌ها و مسوولیت‌های عمومی نیست؛ بلکه یک شغل کاری است که شخص آن را با توجه به اهمیت آن و با استفاده از این مهارت‌ها و تجربه‌ها انجام می‌دهد. یک حرفه، چیزی است که شخص می‌تواند آن را بیاموزد تا ببیند آیا کار انجام‌شده درست است یا خیر. اگر مدیران کارگزینی و جذب نیرو نتوانند چنین تعریفی را از شغل و حرفه داشته باشند، همه داوطلبان بالقوه زبده را از دست خواهند داد.

۲) مشاوره‌های مناسب بگیرید

از آنجایی که بهترین افراد اغلب شغل خود را در هر زمینه‌ای از طریق منابع قابل‌ اعتماد و مشاوره به‌دست می‌آورند، مدیران کارگزینی نیازمند صرف زمانی برای انجام مصاحبه با واجدین شرایط هستند. معمولا این روشی است که فروشندگان موفق، بهترین مشتریان خود را می‌یابند و این شیوه در فرآیند استخدام هم صدق می‌کند.

۳) به آرامی پیش بروید. گفت‌وگو را به فروش بگذارید نه شغل را

داوطلبانی که در جلسه مصاحبه به مدیر کارگزینی‌ توجه نکرده و او را تحت‌تاثیر قرار نمی‌دهند، اطلاعات زیادی درباره آن شغل ندارند و در اولین مکالمه‌شان با پیش کشیدن بحث دستمزد و حقوق، به سرعت جلسه را به پایان می‌رسانند.

۴) مدیر کارگزینی را دائما درگیر کنید

بسیار بعید به نظر می‌رسد یک مشتری بالقوه بدون داشتن تماس تلفنی با مدیر کارگزینی، تبدیل به یک داوطلب رسمی شود. گرچه بخش‌هایی از جلسه استخدام نیازمند دقت بیشتری است و با وجود مشکلات به آن ادامه داده می‌شود، اما تماس تلفنی به داوطلب بالقوه اجازه می‌دهد بدون داشتن تعهدی، بینش بیشتری درباره پتانسیل حرفه‌ای آن شغل به دست بیاورد. نقش مسوول استخدام، متقاعد کردن شخص برای پذیرش رسمی این کار است.

۵) رشد حرفه‌ای را تکمیل کنید، نه افزایش پاداش را

زمانی که یک داوطلب اولین تماس خود را برقرار می‌کند، از بالا رفتن حقوق و دستمزدش به‌عنوان اولین معیار برای تغییر شغل یاد می‌کند و به این نکته که در شغل جدیدش، کار حرفه‌ای قابل ‌قبولی ارائه می‌دهد یا خیر اهمیتی نمی‌دهد. متاسفانه بسیاری از مدیران کارگزینی و داوطلب‌ها پیش از آنکه به بیان هدف بپردازند، یکدیگر را از فیلترهای مورد نظر عبور می‌دهند. به همین علت است که برخی از فرآیندهای کشف استعداد رسمی و چندمرحله‌ای مانند آنچه پیش‌تر راجع به آن توضیح دادیم، نیاز به اجرایی شدن دارد.

مشتری پادشاه است، به‌جز زمانی که برای استخدام شدن مراجعه می‌کند. برای استخدام بهترین افراد، هر مرحله‌ای از فرآیند استخدام در شرکت‌ها باید با آگاهی از چگونگی استخدام بهترین افراد و بررسی چرایی برتری دادن برخی مشاغل بر دیگری صورت گیرد. تعداد کمی از شرکت‌ها برنامه استخدام نیروی خود را از این منظر طراحی کرده‌اند. بیشتر آنها این فرض نادرست را باور دارند که استعدادهای برتر مازاد وجود دارند و باید از نیروهای ضعیف جدا شوند. در شرایط کمبود افراد درجه یک، نه تنها این فرض با شکست مواجه خواهد شد، بلکه نتایج بد و معکوس و پرهزینه دربرخواهد داشت. استخدام افراد برتر و بالا بردن سطح استعداد در یک شرکت نه‌تنها هزینه نیست، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است. این چیزی است که اغلب شرکت‌ها خواهان آن هستند، اما تعداد معدودی از آنها از شیوه صحیح انجام آن مطلع هستند. این کار با پادشاه کردن داوطلب آغاز می‌شود.  

استخدام نیرو مثل فرآیند فروش یک مرحله فیلترینگ دارد که مراحل گذر از آن به ترتیب از اولین تماس داوطلبان استخدام شروع شده و به سمت جذب نیرو و فرآیند ارزشیابی حرکت کرده و در نهایت به استخدام فرد شایسته می ‌انجامد.

 

در فرآیند استخدام زمانی که تقاضا برای افراد با استعداد بیشتر از عرضه آن مهارت باشد، همه مراحل در این قیف مورد نیاز است.  مشکل بیشتر شرکت ‌ها حتی در شرایط کمبود این است از یک فرآیند دیگر استفاده می‌کنند. تمام مراحل جذب و استخدام نیرو برای بیشتر شرکت ‌ها، تعاملی است. این فرآیند با عبور دادن افراد از فیلترهایی بر اساس مهارت و تجربه آنها آغاز شده، افراد ضعیف کنار گذاشته شده، برای اینکه اشتباهات به حداقل ممکن برسد، مصاحبه انجام می شود و حتی پیش از آشنایی داوطلبان با شغلشان، توافق ‌های اولیه‌ در مورد پرداخت دستمزد انجام می شود. اگر شمار داوطلبان درجه یک بیشتر از حد باشد، این فرآیند کاربرد دارد؛ اگرچه امکان دارد، اهانت ‌آمیز باشد. اما اگر شمار داوطلبان زیاد نباشد، نتیجه عکس دارد و شرکت‌ ها سخت گیری را کنار می گذارند و روند همیشگی استخدام را دنبال می کنند.  مسوولان گزینش در شرایط کمبود نیروی بااستعداد، نیاز دارند داوطلبان را متقاعد کرده که بهترین گزینه به آنها پیشنهاد شده است. یک مشتری بالقوه کسی است که کاملا واجد شرایط استخدام است، اما پیش از آنکه با تبدیل شدن او به‌عنوان داوطلب رسمی موافقت شود، به اطلاعات بیشتری نیاز است. این مراحل اضافی با اکثر فرآیندهای پیچیده فروش که شامل صرف زمان برای آشکارسازی نیازهای خریدار و ارائه یک راه ‌حل خاص به مشتری است، اندازه گیری می شوند. در صورت انجام صحیح این فرآیند، این دستورالعمل قادر است، کیفیت فرآیند استخدام افراد بااستعداد را بالا ببرد. در اینجا چگونگی انجام آن شرح داده شده است:

 مشاوره‌ های مناسب بگیرید

از آنجایی که بهترین افراد اغلب شغل خود را در هر موردی از راه منابع قابل‌ اعتماد و مشاوره به‌دست می‌آورند، مدیران کارگزینی نیازمند صرف زمان برای انجام مصاحبه با واجدین شرایط هستند. معمولا این روشی است که فروشندگان موفق، بهترین مشتریان خود را پیدا کرده و این شیوه در فرآیند استخدام هم صدق می‌کند.

 

    مدیر کارگزینی را دائما درگیر کنید

دور از ذهن است، یک مشتری بالقوه بدون تماس تلفنی با مدیر کارگزینی، تبدیل به یک داوطلب رسمی شود. گرچه در  بخش‌ هایی از جلسه استخدام باید دقت بیشتری کرد و با وجود مشکلات به آن ادامه داد، اما تماس تلفنی به داوطلب بالقوه اجازه می‌دهد بدون هیچ تعهدی، نگاه بهتری درباره قابلیت حرفه ‌ای آن شغل به دست بیاورد. نقش مسوول استخدام، متقاعد کردن شخص برای پذیرش رسمی این کار است.

    قائل شدن تمایز بین شغل ‌ها

یک شغل یک لیست از مهارت ‌ها، تجربه‌ ها و مسوولیت ‌های عمومی نیست؛ بلکه یک شغل کاری است که شخص آن را با توجه به اهمیت آن و با استفاده از این مهارت ‌ها و تجربه ‌ها انجام می‌دهد. یک حرفه، چیزی است که شخص قادر خواهد بود آن را بیاموزد تا ببیند آیا کاری که انجام داده درست است یا غلط. اگر مدیران کارگزینی و جذب نیرو نتوانند چنین تعریفی را از شغل و حرفه داشته باشند، همه داوطلبان بالقوه ماهر را از دست می دهند.

    تکمیل رشد حرفه ‌ای نه افزایش پاداش!

زمانی که یک داوطلب اولین تماس را می گیرد، بالا رفتن حقوق و دستمزدش اولین معیار برای تغییر شغل برای اوست و به این نکته که در شغل جدیدش، کار حرفه ‌ای قابل ‌قبولی ارائه می‌دهد یا خیر اهمیتی نمی‌دهد. متاسفانه بسیاری از مدیران کارگزینی و داوطلب ‌ها پیش از آنکه به بیان هدف مشغول شوند، یکدیگر را از فیلترهای مورد نظر عبور می‌دهند. به همین علت است که برخی از فرآیندهای کشف استعداد رسمی و چندمرحله‌ای مانند آنچه پیش‌تر راجع به آن توضیح دادیم، نیاز به اجرایی شدن دارد.

سیستم سازی کسب و کار

(BUSINESS SYSTEMIZATION)

محیط کسب و کار همواره در حال تغییر است، از این رو کسب و کارهایی می‌توانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات مختلف هماهنگ کنند. سیستم سازی کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است که سبب می‌شود کارها به صورت مؤثرتر، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند. در حقیقت به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم سازی کسب و کار گفته می‌شود.

به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم‌سازی در کسب ‌و کار گفته می‌شود.

به زبان ساده، در هر کسب و کاری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد.

فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است و سیستم‌هایی از قبیل سیستم‌های موجودی، سیستم‌های پشتیبانی، سیستم‌های آموزشی و ارزیابی، سیستم‌های استخدام، سیستم‌های فروش و… را شامل می‌شود.

سیستم‌های کسب و کار به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:

۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده‌ی افراد و ایده‌ها بوده و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.

۲- سیستم‌های سخت که مربوط به تجهیزات فیزیکی کسب و کار هستند و بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.

۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آن‌ها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

باید بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار معین اطلاع دارند و بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار مسلط هستند، تفاوت ویژه‌ای قائل شد. به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند، پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. در واقع همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را آموخته اند.

مزایای سیستم سازی کسب و کار:

- فرآیندهای اصلی شرکت متکی به یک شخص نخواهد بود

- حفظ دستآوردهای سازمان در طول زمان

- کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها

- مدیریت دانش

- دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها

- تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها

استفاده از فرآیند سیستم سازی کسب و کار یکی از ضروری‌ترین تکنیک‌هایی است که مزایای بسیار زیادی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت:

عدم اتکای کسب و کار به اشخاص

کارآفرینان باید دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی اجرای دقیق کارها تدوین کنند تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر آن‌ها و یا هیچ شخص دیگری مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب و کار ثبات بخشیده و از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ی قسمت‌های دیگر می‌شود. کسب و کارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.

تثبیت دستاوردها

امروزه کسب و کارهایی که به سیستم سازی پرداخته باشند، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند. این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و رو به جلو بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب و کار از هم فرو بپاشد.

کاهش خطای انسانی

یکی از مهم‌ترین علت طراحی سیستم‌های کسب و کار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها است. در سیستم‌های کسب و کار نقش عوامل انسانی به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد و در نتیجه احتمال وقوع خطاهای انسانی کمتر می‌شود.

مدیریت دانش

این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری محسوب می‌شود که ممکن است با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار اختلال شود. سیستم سازی نوعی استقلال هویتی برای کسب و کار به وجود می‌آورد به گونه‌ای که با وجود افراد مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.

تسهیل مدیریت اطلاعات

در کسب و کاری که عمل سیستم سازی انجام گرفته است، دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به راحتی انجام می‌گیرد و این اطلاعات در هر مرحله قابل پیگیری و تجزیه و تحلیل هستند.

افزایش تمرکز مدیران

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند، چون احتمالا کارمندانشان به اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند؛ از طریق سیستم سازی کسب و کار، مدیران می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند، به کارمندان واگذار کنند و خود به توسعه هرچه بیشتر کسب و کار بیندیشند. وجود سیستم در یک کسب و کار اعتماد به یک سری از استانداردها است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد.

چه کسانی به سیستم سازی نیاز دارند؟

۱- کسانی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.

۲- کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند و فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.

۳- کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند و همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.

۴- کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.

۵- کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند.

مراحل اساسی سیستم سازی کسب و کار

برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:

گام اول: بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند، اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند و با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.

گام دوم: در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

گام سوم: ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود، در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.

گام چهارم: شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.

گام پنجم: پس از تعیین فرآیندها و جزییات آن‌ها باید برای آن‌ها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد. این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.

گام ششم: از همه‌ی کارهایی که در پنج مرحله‌ی قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید و آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.

گام هفتم: سیستم طراحی شده باید مورد توافق همه و یا حداکثر کارمندان قرار گیرد تا اعتبار اجرایی لازم برخوردار باشد.

گام هشتم: به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.

گام نهم: در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.

سیستم سازی در دنیا

بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته و امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری مانند بودجه بندی، منابع انسانی و مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند.

در سال ۲۰۱۱ کتاب گربر (افسانه کارآفرینی) درباره‌ی سیستم سازی، به عنوان کتاب اول در زمینه‌ی کسب و کار در دنیا شناخته شد و این نشان دهنده‌ی اهمیت این موضوع است. فرآیند سیستم سازی جزء مهمی از کسب و کارهای امروزی شناخته می‌شود و سمینارها و کارگاه‌های آموزشی متعددی در سراسر دنیا در این زمینه برگزار می‌گردد.

اگرچه میلیون‌ها کسب و کار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد کمی از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.

سیستم سازی هم‌چنین در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده و از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد. به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهره‌وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده و بازده‌ی فروش را ۵/۱۲ درصد افزایش می‌دهد و هم‌چنین سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.

طراحی سیستم برای کسب و کار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمایه‌‎گذاری در سیستم سازی را باعث افزایش انعطاف پذیری خود می‌دانند و معتقدند که این کار به تقویت روابط با مشتریان کمک شایانی می‌کند.

 

منافع سیستم سازی کسب و کار

 

اساسا استفاده از ایمیل برای ترفیع محصول و یا خدمت است. اما تعریف بهتری از بازاریابی ایمیلی استفاده از ایمیل جهت توسعه روابط با مشتریان بالقوه است. ایمیل مارکتینگ بخشی از بازاریابی اینترنتی است که متشکل از بازاریابی آنلاین از طریق وب سایت ها، رسانه های اجتماعی، وبلاگ ها و غیره است. اساسا همانند پست مستقیم است با این تفاوت که به جای ارسال پست از طریق خدمات پستی، پیام ها از طریق ایمیل و به طور الکترونیکی ارسال می شوند.

بسیاری از ایمیل های اسپم که همه ما دریافت می کنیم با این امر سر و کار دارند و این نمونه خوبی از ایمیل مارکتینگ در بدترین حالتش است؛ رگبار ایمیل بدون تفکر. یک نفر یک جایی فهرست ایمیل خریداری می کند و ایمیل را به همراه سطرهای  “… (نام محصول) را تنها برای … ریال (مبلغ) بدست آورید!” برای هر کسی بر روی این فهرست ارسال می کند؛ گاهی اوقات به طور مکرر. تنها کار که این موضوع انجام می دهد این است که همه را آزار داده و موجب بدنامی می شود.

 

در دیگر سو و در بهترین حالت، بازاریابی ایمیلی به کسب و کارها اجازه می دهد تا مشتریانشان را آگاه نگه دارند و پیام های بازاریابی را برای مشتریانشان سفارشی نمایند.

ایمیل ها می توانند شخصی سازی شوند

گروه های خاص مشتریان می توانند هدف قرار گیرند حتی افراد. ارائه مبادله های ویژه مشتریان برای کالا و/یا خدمت به عنوان مثال برای روز تولد مشتری، یکی از نمونه های شخصی سازی ایمیل است. (یک رستوران ممکن است ایمیلی به مشتریانش در روز تولدشان ارسال کند که ۵۰% تخفیف غذا می­ دهد). ایمیل مارکتینگ به کسب و کار کمک می کند رابطه با مشتری را در گذر زمان توسعه داده و حفظ نماید که به افزایش فروش و افزایش وفاداری مشتری کمک خواهد کرد.

بهترین اقدامات ایمیل مارکتینگ شامل توسعه فهرست ایمیل به جای خریدن فهرست ایمیل، و مشارکت بازاریابی در فهرست ایمیل opt-in به جای opt-out (با استفاده از بازاریابی ایمیلی مبتنی بر اجازه) است.

مزایای ایمیل مارکتینگ

دو مزیت بزرگ ایمیل مارکتینگ قیمت و راحتی است. ایمیل روشی ارزان قیمت برای تبلیغ شرکت و محصولات و یا خدمات آن در مقایسه با بسیاری از انواع دیگر بازاریابی است. همچنین راه­ اندازی و پیگیری کمپین بازاریابی ایمیلی بسیار ساده است، که موجب می­ شود نوع بسیار قابل دسترس بازاریابی برای کسب و کارها کوچک باشد.

خبرنامه ها می توانند به فهرست ایمیلی ارسال گردند که از افرادی تشکیل شده است که به عنوان مثال اطلاعات لازم بر روی وب سایت شما را فراهم نموده اند، و برای این مشتریان بالقوه خبرهای به روز درباره شرکت، رویدادهای پیشرو و یا پیشنهادهای ویژه فراهم می سازد؛ و البته، به آن­ ها یادآوری می کند کسب و کار شما وجود دارد و اینکه احتمالا زمان بازدیدی دیگر است.

 

ایمیل مارکتینگ همچنان مرتبط است

در عصر افزایش استفاده از رسانه های اجتماعی برای تبلیغات، ایمیل مارکتینگ همچنان دارای قدرت است، بر اساس مطالعات انجام شده توسط HostPapa:

– ۹۴% کاربران اینترنت از ایمیل استفاده می کنند، در حالی که تنها ۶۱% از آن ها از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند؛

– ۷۵% کاربران آنلاین بزرگسال می گویند ایمیل مارکتینگ روش بازاریابی ترجیحی آن ها است؛

– ویژگی opt-in ایمیل امکان بازاریابی با کسب رضایت را می دهد؛

– ایمیل مارکتینگ امکان هدف گیری بر اساس ویژگی های جمعیت شناختی (سن، درآمد و غیره) را می دهد؛

– ایمیل مارکتینگ طیف بسیار وسیع تری از اشکال را در مقایسه با پیام های رسانه های اجتماعی در اختیار دارد؛

– ایمیل قابلیت گزارش دهی و تحلیل بسیار بیشتری ارائه می دهد، همانند نرخ های کلیک، نرخ باز کردن، نرخ پرش، و تبدیل ها.

مزیت بزرگ ایمیل مارکتینگ در مقایسه با رسانه های اجتماعی این است که خریداران بالقوه و مشتریان به احتمال بیشتری ایمیل را می بینند. صرف ارسال چیزی به این معنا نیست که همه افرادی که شما می خواهید پیامتان را خواهند دید. پست شما ممکن است حتی در جریان های مخاطبان هدف شما نشان داده نشود. با این حال، ایمیل در صندوق ورودی تا زمانی که خوانده شود (یا پاک گردد) باقی می ماند.

به طور ایده آل، بازاریابی ایمیلی باید همگام با رسانه های اجتماعی پیش رود. اضافه نمودن دکمه های “اشتراک گذاری” یا “دوست داشتن” رسانه اجتماعی در ایمیل های بازاریابی روشی اضافی در اختیار مشتریان می گذارد تا با برندتان ارتباط برقرار کنند. بازنگری های مثبت از سوی طرفداران رسانه های اجتماعی می تواند در ایمیل ها گنجانده شود، و پست های رسانه های اجتماعی می توانند برای ترغیب طرفداران به ثبت نام در خبرنامه ایمیل شما استفاده شوند.

 

بازاریابی ایمیلی می تواند درآمد شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، اگر آن را به درستی انجام دهید. این روشی عالی برای مجبور کردن افراد به بازدید از وب سایت یا وبلاگ شما است. ترافیک بیشتر معمولا به معنا درآمد بیشتر است.

نکات ایمیل مارکتینگ

   – فهرست خودتان را بسازید. این امر قبلا ذکر شده است، اما خریدن فهرست های ایمیل صرفا هدر دادن وقت است. تنها کاری که با ارسال ایمیل های ناخواسته انجام خواهید داد حذف نمودن افرادی است که امیدوارید به مشتریان شما تبدیل شوند و ریسک برچسب اسپم خوردن را خواهید داشت.

– به قوانین عمل CAM-SPAM پایبند باشید. این قواعد عبارتند از داشتن سطر موضوع غیر فریبنده، روش غیر ثبت نامی، و نام و آدرستان در انتهای ایمیل.

– فقط آگهی های خرید را ارسال نکنید. از ایمیل ها برای برقراری ارتباط با مشتریان از طریق به اشتراک گذاری تخصص خودو یا دیگران استفاده کنید، به آن ها نکات و بینش هایی بدهید که برایشان ارزشمند است. اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید که به آن ها این امکان را می دهد بیشتر درباره شما و شرکتتان، در صورت علاقمند بودن، بدانند.

– با فهرستتان به خوبی رفتار کنید. به خاطر داشته باشید افرادی که از ایمیل برای برقراری ارتباط با آن ها استفاده می کنید به شما برای ایمیل و نامشان اعتماد کرده اند؛ آن ها سزاوار احترام شما هستند. همانطور که شما سزاوار دریافت شانس تبدیل آن ها از مشتری به طرفدار و حتی مبلغ برای برندتان هستید، افرادی که درباره پیام شما صحبت می کنند و آن را به اشتراک می گذارند.

– اگر از خبرنامه استفاده می کنید برنامه زمانی داشته باشید. ارسال ایمیل بر مبنایی روزانه می تواند به ثبت نام کنندگان شما کمک کند تا بدانند از شما چه انتظاری داشته باشند.

تعریف برون سپاری

برون سپاری، قراردادی است که میان شما و یک شرکت دیگر بسته می‌شود تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده است توسط کارمندان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام شود. این فرآیندهای برون سپاری که قرار است توسط گروه دیگری انجام شوند می‌توانند درون شرکت شما یا بیرون از آن انجام شوند. استخدام یک کارمندِ موقت، زمانی‌ که منشی شما به مرخصی زایمان رفته است برون سپاری محسوب نمی‌شود.

امروزه رایج‌ترین نوع برون سپاری نیروهای کاری هستند که برای کارهای تولیدی به کشورهایی مانند هند و چین فرستاده می‌شوند. اما برون سپاری تنها به این نوع محدود نمی‌شود. این نوع از برون سپاری معمولا برون سپاری برون‌مرزی نامیده می‌شود. به عنوان مثال می‌توان خدمات مشتریان و مراکز پشتیبانی فنیِ تلفنی و نیز برنامه‌ریزی کامپیوتری را نام برد. خدمات سرایداری و خدمات امنیتی مثال‌هایی از کارهایی هستند که به‌طور کلی از اینکه به کشورهای دیگر واگذار شوند در امانند، چرا که برون سپاری بخشی از یک شرکت می‌تواند باعث رفع این نیازهای شغلی در آن شرکت و در نهایت حذف کلی آنها بشود.

چرا برون سپاری؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برون سپاری می‌کند، این دلایل ممکن است شامل مواردی باشد که در ادامه آورده‌ایم:

کمبود منابع

یکی از اصلی‌ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع ضروری است، که می‌تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش‌ کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود مواد خام (برای مثال نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد. 

هماهنگی با هسته‌ی اصلی کسب و کار

بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می‌شوند. این کار باعث می‌شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته‌ی اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود. یک مثال خوب برای این مورد بیمارستان بزرگی است که عملیات امنیتی‌اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برون سپاری می‌کند.

کاهش هزینه‌

هزینه‌ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت‌ها را مجبور می‌کند قیمت‌ها را پایین نگه‌دارند. اگر راهی برای برون سپاری وجود داشته باشد که بتواند موجب کم کردن هزینه شرکت شما شود و بر معایب برون سپاری غلبه کند، باید به خوبی بررسی شود.

انعطاف پذیری کسب و کار

نیاز‌های فصلی و دوره‌‌ای که با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می‌کنند. هر قراردادی که برای برون سپاری بسته می‌شود، می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز‌های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی‌های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می‌کند.

کاهش هزینه‌های بالاسری

برخی کارها تنها برای اینکه شروع بشوند به سرمایه‌ی زیادی احتیاج دارند. این هزینه‌ها می‌توانند از طریق عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کاهش یابند. برای مثال یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه‌ی ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شود می‌تواند وظیفه‌ی پاسخ‌گویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را به یک مرکز تلفن برون سپاری کند.

حوزه‌هایی که معمولا برون سپاری می‌شوند

اگرچه کارهای بسیاری برون سپاری می‌شوند اما در اینجا برخی حوزه‌ها که بیشتر برون سپاری می‌شوند ذکر می‌شوند:

- عملیات مربوط به فناوری اطلاعات

- شبکه و ارتباطات از راه دور

- منابع انسانی و مدیریت بیمه

- حسابداری

- تبلیغات

- امنیت

هفت مزیت اصلی برون سپاری

هنگامی که شما انتخاب‌های‌تان را می‌سنجید و تصمیم می‌گیرید کدام یک از بخش‌های مختلف کار را برون سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه‌جویی مالی کمک می‌کند. برون سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون سپاری بیان می‌شود.

۱. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

در زمانه‌ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه‌ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت نیز گسترده‌ می‌شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی‌ای که موفقیت شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شود. برون سپاریِ چنین فعالیت‌هایی این اجازه را به شما می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه‌ی سازمان را قربانی کرده باشید. برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشم‌گیری در میزان فروش آن ایجاد می‌کند، این کار برون سپاری فروش است.

۲. صرفه جویی در هزینه‌ها

کارهای پشت صحنه‌ی سازمان، کارهای پیچیده‌ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون سپاری باعث کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت می‌شود و به شما در کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند. برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح‌های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی‌تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه‌های پزشکی تخصص دارد برون سپاری می‌شود. 

3. کاهش هزینه‌های بالاسری

هزینه‌های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه‌ی سازمان بسیار بالا هستند و برون سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است. برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می‌برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده‌ها را می‌توان به بیرون از شرکت واگذار داد.

۴. کنترل عملیاتی

باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشید که هزینه‌های آنها از کنترل خارج می‌شود. بخش‌هایی که معمولا از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه‌های اول برون سپاری هستند. علاوه‌ بر این شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید می‌تواند توانایی‌های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.

برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه‌های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه‌ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت را مجبور می‌کند نیازهای‌شان را اولویت‌بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.

۵. انعطاف‌پذیری نیروی کار

برون سپاری این امکان را به شما می‌دهد که برای کارهای فصلی و دوره‌ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید. برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره‌ی مشخص با صرف هزینه‌ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.

۶. دوام و مدیریت خطر

در دوره‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می‌یابد. برون سپاری می‌تواند دوام شرکت را افزایش و هم‌زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد. برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه‌ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می‌دهد و شرکت می‌تواند به فعالیت‌های خود ادامه بدهد.

۷. پرورش کارمندان داخلی

پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی‌هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. با برون سپاری کار، افرادی به شرکت شما می‌آیند که توانایی‌های مورد نیازتان را دارند . افراد شما می‌توانند در کنار این نیرو‌ها کار کنند و توانایی‌هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند. برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون سپاری این پرو‌ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می‌کند که توانایی‌های جدیدی بیاموزند. 

شش عیب اصلی برون سپاری

اگر می‌خواهید گزینه‌های برون سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون سپاری مزایا و معایبی دارد. به معایب برون سپاری که در در ادامه‌ی این مطلب فهرست شده‌اند توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری صرف نظر کنید.

۱. از دست دادن کنترل مدیریتی

زمانی که قراردادی امضا می‌کنید تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، شما مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت می‌گذارید. شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما رائه می‌دهند، سود ببرند

2. هزینه‌های پنهان

شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده‌ و قرارداد را از قبل آماده کرده‌ است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.

۳. خطری برای امنیت و اسرار شرکت

چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود. شرکتی که قرار است کار به آن برون سپاری شود را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما حفظ می‌شوند و در صورتی که اتفاقی رخ دهد، قرار داد آن را پیش‌بینی کرده است.

۴. مشکلات کیفیت

شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. علاوه بر این شما توانایی پاسخ دادن به تغییرات سریع محیط کسب و کار را نیز از دست می‌دهید، چرا که قرارداد کاملا مشخص است و برای هر تغییری شما باید هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید. 

۵. کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می‌خورد

از آنجا که شما بخشی از کار خود را به یک شرکت دیگر واگذار کرده‌اید، اکنون کار شما به توان مالی‌ یک شرکت دیگر گره خورده است. در نتیجه باید این انتظار را داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید ورشکسته بشود و کار شما نیمه کاره بماند.

۶. ذهنیت بد و اثرات منفی

واژه‌ی برون سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می‌کند. اگر در جامعه‌ای زندگی می‌کنید که در آن شرکتی کارهای برون سپاری شده انجام می‌دهد و دوستان و نزدیکان شما را استخدام می‌کند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی خواهد بود. اما اگر دوستان و نزدیکان‌تان به‌خاطر برون سپاری کارشان را از دست داده باشند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی نخواهد بود. همچنین اگر شما بخشی از کار خود را برون سپاری کنید، روحیه‌ی نیروی کارتان ممکن است آسیب ببیند.